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Message  firkaag Mar 24 Jan - 22:02

Néanmoins le plus gros point noir est toujours présent et représente un risque non négligeable :
- L'ARGENT...

400€ minimum par jour donc 800€ pour le WE, plus si on tire un peu sur la soirée, ça reste un bon trou dans le budget de l'asso, et nous ne disposons d'aucune garantie que ça soit rentable (un minimum histoire de pas ce retrouver complètement à sec...).
Je ne m'intéresse pas non plus à la politique mais je pense qu'il faut tout de même penser (ou du moins envisager...) la possibilité de "rencontrer" des difficultés pour l’obtention de subvention si nous demandions la location de la salle du théâtre l'année prochaine... mais bon ce n'est peut être que mon esprit retord qui me faire voir tout en noir...

Concernant la pub je pense que nous pourrons faire le listing des forums et autre une fois que l'on aura finalisé le choix de la date et de la salle (donc d'ici un mois max si on continu comme ça ce qui est tout à fait correct...) j'ai également quelques forums en tête...
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Message  PAB Mer 25 Jan - 13:54

Xavathor a écrit:POur la Maison dans la Vallée ... le plus gros problème est d'ordre...financier!
Excellente synthèse de notre vénéré Président (je n'ai pas recopié tout le texte - mais le commentaire s'applique bien à l'ensemble du message présidentiel) - Tout y est !
Xavathor a écrit:Il faut compter 60 euros l'heure...ou 35 pour les non avonnais...Or...Nous sommes non-avonnais.
Ca ne serait pas plutôt le contraire (35 pour les Avonnais, 60 pour les non-avonnais) ?

Ceci étant, je crois que nous sommes devant deux orientations fondamentalement différentes. D'une part la Convention "simple", qui peut se tenir au même endroit que d'habitude, qui n'est pas d'un coût (très) élevé (au fait combien coûte la location de la salle des élections ?) , mais avec des retours forcément limités, et une Convention avec Tournoi, dont le coût est beaucoup plus important, avec une "grosse" logistique, qui nécessitera beaucoup de "main d'oeuvre", mais qui pourrait aussi avoir beaucoup plus de retombées. Dans le second cas, on se situe dans une autre dimension à tous points de vue !

Il nous faut donc déterminer quelle orientation nous souhaitons suivre en en mesurant bien les diverses conséquences.

Mais il faudra nous décider très vite. Tous nos interlocuteurs nous ont dit qu'il fallait commencer à annoncer TRES TOT (à la limite dès maintenant) sur les forums notre éventuel Tournoi (mais c'est aussi vrai pour une Convention "simple" )

Une dernière remarque concernant les sponsors éventuels. En général les entreprises finalisent leur budget de l'année n au dernier trimestre de l'année n-1, donc c'est un peu tard ... mais on peut toujours essayer de grapiller quelques miettes ...

Pour ceux qui seraient intéressés, un lien vers quelques images de la Convention de Seclin (blog du Club du Kremlin-Bicêtre)http://www.figurine-strategie.fr/blog/


Dernière édition par PAB le Mer 25 Jan - 14:32, édité 2 fois
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Message  corybantes Mer 25 Jan - 14:23

Pour info, la convention du KB de septembre est déjà annoncée ...
Il est vrai que le choix de la convention déterminera le taf à abattre mais aussi l'orientation des conventions à venir.
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Message  firkaag Mer 25 Jan - 14:38

Ceci étant, je crois que nous sommes devant deux orientations fondamentalement différentes. D'une part la Convention "simple", qui peut se tenir au même endroit que d'habitude, qui n'est pas d'un coût (très) élevé (au fait combien coûte la location de la salle des élections ?) , mais avec des retours forcément limités, et une Convention avec Tournoi, dont le coût est beaucoup plus important, avec une "grosse" logistique, qui nécessitera beaucoup de "main d'oeuvre", mais qui pourrait aussi avoir beaucoup plus de retombées. Dans le second cas, on se situe dans une autre dimension à tous points de vue !

Actuellement la salle des élections nous coûtes moins de 60€par jour...Et la salle nous théatre devrait logiquement tournée aux alentours des 100€ (si je me rappel bien ce que m'avais dit xav) donc la différence est très importante par rapport à la salle d'avon...
Je serais d'avis d'attendre tranquillement 2013 et d'avoir la salle du théatre pour organiser les tournois histoire de réduire le coût....

Mais il faudra nous décider très vite. Tous nos interlocuteurs nous ont dit qu'il fallait commencer à annoncer TRES TOT (à la limite dès maintenant) sur les forums notre éventuel Tournoi (mais c'est aussi vrai pour une Convention "simple" )

Je pense que si nous nous annonçons d'ici au plus tard la mi-février ça reste bon...

Une dernière remarque concernant les sponsors éventuels. En général les entreprises finalisent leur budget de l'année n au dernier trimestre de l'année n-1, donc c'est un peu tard ... mais on peut toujours essayer de grapiller quelques miettes ...

Le problème c'est qu'il faut trouver des sponsors et je ne voit pas vraiment qui pourrais nous sponsoriser...

Pour info, la convention du KB de septembre est déjà annoncée ...
Il est vrai que le choix de la convention déterminera le taf à abattre mais aussi l'orientation des conventions à venir.

C'est un point que nous devons clarifier rapidement...

Sinon serait-il possible d'avoir une idée de la taille de la trésorerie actuelle de l'asso ???
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Message  PAB Mer 25 Jan - 19:24

firkaag a écrit: Je serais d'avis d'attendre tranquillement 2013 et d'avoir la salle du théatre pour organiser les tournois histoire de réduire le coût....

C'est sans doute la solution la plus sage à aujourd"hui.

Restera (on va dire que je fais une fixation, certes, mais hélas les gens ne se déplacent plus pedibus cum jambis) le garage des chariots et autres calèches, pour lesquels le choix sera :
- horodateurs : sortir toutes les deux heures remettre des sous dans la machine (ce qui, entre nous, est normalement totalement interdit et justiciable d'une amende) et sous réserve de trouver des places, par contre, gratuit le dimanche.
- parkings payant sans limite : souterrains ou Place du Marché ou Place d'Armes ce qui met la journée autour de 13-14 € et aussi sous réserve de disponibilités.
- parkings libres : aller se garer gratuitement au diable vauvert (Faisanderie, Lagorsse, Bds des Maréchaux ...)

A mon avis cet aspect des choses est aussi à prendre en compte ...
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Message  Kitsuki Doud Mer 25 Jan - 22:21

sponsors: (des idées comme ca):
- mairies
- departement, communauté de commune & co
- carrefour, leader price & co
- assurance, banques
- musée napoleon

a noter pour Avon un bon affichage municipal, avec un journal qui peut annoncer a l'avance l'evenement...

Y'a une heure de fin a la MdlV? parceque ca m'etonnerais qu'ils passent recuperer les clés samedi soir a 1h... on peut annoncer finir vers 21h et finir .. a la fin des parties en cours Wink
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Message  corybantes Mer 25 Jan - 22:29

Le sponsoring des grandes surfaces peut être la fourniture de l'alimentation contre l'affichage d'une banderole ou d'un truc similaire.
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Message  Kitsuki Doud Mer 25 Jan - 22:35

oui, et a Carrouf y'a des télés qui diffusent de la pub au niveau des caisses Exclamation
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Message  PAB Mer 25 Jan - 22:55

Kitsuki Doud a écrit:
Y'a une heure de fin a la MdlV? parceque ca m'etonnerais qu'ils passent recuperer les clés samedi soir a 1h... on peut annoncer finir vers 21h et finir .. a la fin des parties en cours Wink
Si je me rappelle bien du temps où j'étais au Club de Maquettisme Nautique il y a un gardien sur place.

Sinon, pour les sponsors, en s'y prenant à l'avance il y a du monde à voir !!! Mais il faut donner quelque chose en échange ... une place sur l'affiche, une banderole, un stand sur place ... liste non exhaustive et non limitative ... pour une soirée avec Zahia j'ai vérifié mais elle est déjà bookée ... et ça risquait de ne pas rentrer dans le budget.
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Message  firkaag Jeu 26 Jan - 13:58

sponsors: (des idées comme ca):
- mairies
- departement, communauté de commune & co
- carrefour, leader price & co
- assurance, banques
- musée napoleon

Le sponsoring des grandes surfaces peut être la fourniture de l'alimentation contre l'affichage d'une banderole ou d'un truc similaire.

oui, et a Carrouf y'a des télés qui diffusent de la pub au niveau des caisses Exclamation

Je suis le seul a me dire qu'une banderole "Carrefour" sur notre affiche ça ferais un peu tâche ???

pour une soirée avec Zahia j'ai vérifié mais elle est déjà bookée ... et ça risquait de ne pas rentrer dans le budget.

Si on se cotise tous on doit pouvoir s'arranger...
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Message  corybantes Jeu 26 Jan - 14:20

Pas vraiment une banderole, mais le logo.
A Villebarou, on avait récupéré les logos des sponsors et on les avait insérés dans nos affiches.
J'ai même un sponsor qui m'a demandé combien j'allais lui prendre pour mettre son logo ... c'est dire que ça brasse du pognon le sponsoring. Comme on était une petite assoc, on a mis les logos gratos. Du coup, les sponsors ont donné des subventions plus importantes.
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Message  Xavathor Sam 28 Jan - 11:12

Petite réunion intéressante hier soir. On était nombreux, et c'était tant mieux!

Donc, pour résumer:

- Au budget on peut se permettre la salle des élections ou celle, plus grande à Avon. Confirmation par notre cher trésorier que nous avons les ronds.
- On organisera la convention de préférence le samedi 27 octobre 2012: pas d'autres manifestation alentour, et cela laisse un peu de temps après la rentrée officielle de l'asso en septembre pour s'organiser.
- Je vais contacter la Mairie d'Avon par courrier dans la semaine pour demander si nous pourrions bénéficier d'un tarif "avonais"

En suspend:

- le timing: un jour? deux jours? journée + soirée? A priori on se dirigerait vers cette dernière solution, mais à voir. D'expérience, il manque toujours des bras le jour J...Alors deux...
- Sponsoring: si nous louons la salle d'Avon, il nous en faudra sans doute un ou deux. Voire, effectivement, notre banque (CIC), notre assurance (MAIF), Carrefour Avon (pour y négocier la bouffe). De plus, si nous faisons venir des boutiques de jeux, on essaiera de leur taxer un peu de blé. Avec ça on devrait être tranquille.

Pour la suite:

- Pour ceux qui veulent, on se revoit comme hier soir, 15-20 minutes pour un nouveau débriefing, si, bien sûr, on a du nouveau d'ici là.
- Fin mars, on votera pour la proposition qui nous botte le mieux.

Ensuite:

- On nommera des responsables par activités (plateau, figurines, intendance, pub, sponsoring). Pour ma part, je me garde le volet administratif, et je participerai forcément à la communication.

Enfin, n'hésitez pas à poster vos idées! Par exemple, hier soir, quelqu'un qui ne vient pas depuis longtemps (rhaaa Xavier les prénoms!!!) m'a proposé de poser des affiches dans les bus à Fontainebleau. Il est lui même conducteur. Voilà une très bonne idée!
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Message  corybantes Sam 28 Jan - 12:00

Journée + soirée : pas pratique pour un tournoi, quel qu'il soit. AdG se joue habituellement en 5 parties allant de 1 heure à 2 heure grand max et NPOW en 3 de 3h30 chaque. A AdG, 3 parties le premier jour et deux le second. A Npow, 2 et 1.
Après, rien n'interdit de proposer cette formule (jour + soirée) et viendrons ceux qui voudront.
Inconvénient (quel que soit le tournoi) : c'est usant. Je parle par expérience pour avoir fait des tournois DBM avec 5 parties, dont 3 le samedi.
Avantage : le dimanche reste libre pour ceux qui veulent repartir tôt par le train et aussi pour visiter le château qui n'est pas loin sauf erreur de ma part.
Npow peut caler 3 parties sur une telle formule.
5 à AdG me paraît plus tendu, mais il est possible de ne faire que 4 parties le cas échéant.
Une journée seulement : pas de tournoi Npow

De mon côté, je lance le sondage sur Npow.
Pour l'installation, je me dégagerais le vendredi pour venir.
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Message  hervé_lucas Sam 28 Jan - 12:32

En fait il est apparu hier dans la discussion que :
- les joueurs de figurines commencent et finissent "tôt" (~8h30/18h00) ;
- les joueurs de plateaux commencent dans l'après-midi et sont généralement motivés par des "nuits de jeux".

C'est suite à ce constat que la proposition "journée+soirée+journée" est apparue. L'idée serait alors de superposer les deux principaux volets de la convention, plateau & figurines.

J'en profite pour confirmer qu'un tournoi AdG ne mobilisera des joueurs que s'il comprend 5 parties (afin d'être pris en compte dans le championnat) ... et qu'il nécessite en conséquence deux jours.

Idées supplémentaires :
- parking : un tarif spécial pourrait être négocié avec Vinci ? (cf. la réservation de places au KB)
- en cas de convention sur 2 jours : liste d'hôtels à établir (tarifs à négocier ?)
- château : ticket "commun" à négocier (intérêt des joueurs ?)

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Message  firkaag Sam 28 Jan - 12:40

Je suis du même avis, si on loue la salle dans la vallée (oh oh de Dana...) sur une journée et une soirée on peut oublier les tournois, personne (ou presque) ne peut jouer pendant près de 10h sans repos...

Mais je pense que l'on peut toujours réfléchir à deux jours + nocturne en pensent bien que :
- inscription tournoi : 20€ repas du samedi midi et dimanche midi inclu
- je sais pas pour NPOW mais je pense que tu peut compter sur 24 personnes pour AdG (deux poules de 12)
- si on ajoute les boutiques pour figuriniste (Comitatus, Gauthey, Aide de camps), pour platéiste (ludikbazar ??)

On doit bien pouvoir réduire le coût

Personnellement :
- je suis opposé à l'idée de l'entrée payante... AMHA on perdrais l'esprit que l'on a donnée à notre convention au cours des trois précédente éditions
- je pense animer une table le samedi et participer à la supervision du tournoi AdG le dimanche... s'y il a lieu...
- faut-il s'investir autant cette année alors que l'on changerais de salle l'année prochaine ??? (je n'ai pas encore trouvé la réponse de mon côté) car toute l'organisation serait modifiée chaque année (2011: salle des élections, 2012: maison dans la vallée, 2013: salle du théatre)...
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Message  Xavathor Sam 28 Jan - 13:01

Si on compte avec le tarif mini, c'est à de 35 euros de l'heure:

- Samedi 8h-Minuit = 16 heures
- Dimanche 8h-19h = 11 heures

Total 27 heures et 945 euros...Hmmmhm....
Avec le tarif normal, on double, bien sûr, soit 1890 euros, deux fois hmmmhm...

Plus bouffe à prévoir sur samedi midi, samedi soir, dimanche midi, plus éventuels petits dej, et buvette à approvisionner durant 27 heures.
L'an passé, petit rappel, Max a fait les courses tout seul, et on a géré la buvette à...deux.

Trouvons un juste milieu entre plaisir, bon sens, et souplesse...

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Message  corybantes Sam 28 Jan - 13:39

Npow : 10 joueurs je pense
AdG : 20/24 joueurs c'est réaliste

S'il y a des marchands, il est possible de leur faire payer le mètre linéaire 10 euros et voir avec eux pour quelques lots.

Il est possible de jouer 10 heures, je l'ai fait et d'autres aussi mais c'est usant comme je l'ai dit avant.
Faut lancer un sondage auprès des joueurs AdG. Je viens de le faire auprès des "npowistes".

S'investir cette année en se disant qu'on risque de changer de salle l'année suivante. Et pourquoi pas ? ça permet déjà de rôder la machine qui peut s'adapter ensuite à un autre lieu.
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Message  firkaag Sam 28 Jan - 14:57

Npow : 10 joueurs je pense
AdG : 20/24 joueurs c'est réaliste

Ce sont des chiffres correct par rapport à ce qui ce fait en général ?

S'il y a des marchands, il est possible de leur faire payer le mètre linéaire 10 euros et voir avec eux pour quelques lots.

C'est possible, mais les négociations avec les commerçants doivent démarrer rapidement car après ils valident leur calendrier...
On peut déjà commencer une liste des possibilités avec les boutiques que l'on connait ou que aimerais bien voir :
- Comitatus
- Aide de camps
- Gauthey Miniatures
- Ludikbazar (si espace jeux de plateaux, on a un compte chez eux après tout...)
...

Il est possible de jouer 10 heures, je l'ai fait et d'autres aussi mais c'est usant comme je l'ai dit avant.
Faut lancer un sondage auprès des joueurs AdG. Je viens de le faire auprès des "npowistes".

Je sais que c'est possible, je l'ai également fait et je suis tout à fait d'accord avec toi c'est fatiguant surtout si tu as 2h de route derrière pour rentrer chez toi...
Je ne pense pas que beaucoup de joueurs seront intéressés pour jouer 4 parties en une seule journée, en tout cas du côté AdG, car insuffisant pour un tournoi. (mais on peut comme même poser la question... je peut me tromper...)

S'investir cette année en se disant qu'on risque de changer de salle l'année suivante. Et pourquoi pas ? ça permet déjà de rôder la machine qui peut s'adapter ensuite à un autre lieu.


Je posais la question car lors de la réunion d'hier plusieurs points ont été présenter :
- l'organisation de la convention avec plusieurs associations du coin (donc une convention pluri-asso)
- la location de la maison dans la vallée implique des négociations avec d'autres personnes que d'habitude (mairie d'Avon au lieu de Fontainebleau...) ce qui fait que certaines choses que nous pourrions organiser cette année ne pourrais pas être organisées de la même façon l'année prochaine...

Je conclurais que j'espère froisser personne (ce n'ai pas mon intention) et que je participe à l'avancée du débat...
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Message  corybantes Sam 28 Jan - 15:02

10 joueurs pour Npow, c'est ce que nous avons en moyenne sauf à Seclin où nous fûmes 18.
20/24 pour AdG c'est aussi dans la norme. Au Ziposhow de mars, il y a 40 places et nous avons été plus de 20 par le passé.

D'accord avec toi pour les marchands. Il faut s'y prendre rapidement.

10 heures ça se fait. Mais ça laisse le dimanche pour rentrer peinard.
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Message  Benoit Sam 28 Jan - 15:58

Bonjour à tous,

Hier vous avez plusieurs fois évoqué une trésorerie limite pour ce type de risque, avez-vous pensé aux subventions (mairie de Fontainebleau, intercommunalité, conseil général) ?
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Message  firkaag Sam 28 Jan - 20:22

Hier vous avez plusieurs fois évoqué une trésorerie limite pour ce type de risque, avez-vous pensé aux subventions (mairie de Fontainebleau, intercommunalité, conseil général) ?

Pour les subventions :
- on négocie les tables et les chaises lorsque l'on loue la salle des associations (sub de la mairie de Fontainebleau)
- pour la maison dans la vallée, à part au culot et avec de la chance on n'aura rien car nous ne sommes pas une association d'Avon et à part le salon des associations on ne fait rien la bas dans l'année...
- niveau département, région... je sais pas si xavier a déjà essayé... mais on aurais plus de chance en demandant au Pape à mon avis... par contre lorsque l'on sera à la salle du théâtre on pourra peut être parler avec le musée Napo si on organise une bonne grosse table sur Fontainebleau...
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Message  PAB Dim 29 Jan - 3:57

Hier vous avez plusieurs fois évoqué une trésorerie limite pour ce type de risque, avez-vous pensé aux subventions (mairie de Fontainebleau, intercommunalité, conseil général) ?
Pour les subventions : ... on aurait plus de chance en demandant au Pape à mon avis...
Assez d'accord avec Firkaag (Quoique entre Benoîts vous pourriez vous arranger ...) Sinon et plus sérieusement, il en est des budgets des collectivités locales comme des budgets sponsoring des entreprises : C'est en général prévu en année A-1 pour l'année A. Donc sauf cas exceptionnel (un reliquat ou un gros appui politique) pour cette année c'est a priori trop tard pour des subventions spécifiques.

Au fait, ça vient d'où et ça signifie quoi, Firkaag ? Fir, c'est le nom anglais d'un arbre et Kaag c'est une ville des Pays Bas, mais ensemble ça fait un drôle de mélange ...
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Message  Benoit Dim 29 Jan - 4:09

firkaag a écrit:part le salon des associations on ne fait rien la bas dans l'année...
- niveau département, région... je sais pas si xavier a déjà essayé... mais on aurais plus de chance en demandant au Pape à mon avis...
PAB a écrit:Sinon et plus sérieusement, il en est des budgets des collectivités locales comme des budgets sponsoring des entreprises : C'est en général prévu en année A-1 pour l'année A. Donc sauf cas exceptionnel (un reliquat ou un gros appui politique) pour cette année c'est a priori trop tard pour des subventions spécifiques.
Heu je ne sais pas ou vous avez vu/lu cela...

Le conseil général distribue pléthore de petites sub sur projet spécifique aux associations, celles qui adhèrent chez mon employeur le font très régulièrement. Vous disposez de plus d'un argument massue : la manifestation est organisée avec succès depuis plusieurs années (chiffres de fréquentation et comptes de résultats à la clé).

Quand au budget des collectivités pour de telles sommes elles ont une ligne "subventions sur projets", dans laquelle les responsables attribuent à telle ou telle association en fonction notamment de la date de réception de la demande. La comptabilité est gérée sur l'année civile et on est en janvier.
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Message  PAB Dim 29 Jan - 15:09

Heu je ne sais pas ou vous avez vu/lu cela...
Pour ma part, d'après une (assez longue) pratique des associations et des conseils des collectivités locales. Mais je ne suis pas omniscient ... et on discutait sur des sommes "significatives", pas des fifrelins ...
pléthore de petites sub sur projet spécifique aux associations
Donc je ne pensais pas à demander l'aumône - je suis d'accord que pour des petits montants (ce que l'appelais les "reliquats") on peut toujours trouver la ligne budgétaire qui va bien - mais à obtenir de quoi financer la Convention et le/les Tournoi(s) (ca. 1000/1500 €). Mais si on peut récupérer assez de sous dès cette année autant en profiter et aller glaner.
Par contre il serait bien de faire vite et de savoir rapidement combien on peut obtenir, car le format de la Convention (quoi, où, combien) dépendra en grande partie des finances disponibles ...
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Message  corybantes Mer 8 Fév - 10:43

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