CSP 2012

Xavathor Ven 20 Jan - 13:48

Salut,

Premier message en vu de l'organisation de notre p'tite convention 2012!

- J'ai rencontré l'adjointe à la culture de la Mairie de Fontainebleau. Cette année, on ne pourra pas avoir le théâtre car il est en travaux jusqu'à fin août minimum. Ensuite, la Mairie programme tout un tas d'évènements pour inaugurer le lieux. Donc, c'est dead pour 2012.

- Appel à la Mairie d'Avon, puis à la Maison dans la Vallée ce matin: on peut louer l'espace Forum, qui est spacieux, agréable, fourni avec plein de tables et chaises, mais...car il y a un "mais"...le tarif est élevé! La location coûte 62 euros l'heure, et 31,26 euros l'heure pour des avonais.
En trouvant un avonnais parmi nous, on en a au bas mot pour 400 euros la location environ. C'est jouable, mais ça fait pas mal de pognon...donc je prends les avis!

**oira** Ven 20 Jan - 16:59

Y a t'il des images de cette salle pour mieux ce mettre dans l'idée de la salle ?

Sinon si elle est si bien que sa normalement ce ne serai que pour 1 année donc pourquoi pas puisque c'est exeptionnel ?

**Kitsuki Doud** Dim 22 Jan - 0:29

avonais present!

mais pourquoi ne pas rester dans la salle des elections moins chere et mieux placée?
manque t on reellement de place?

Xavathor Dim 22 Jan - 1:32

L'idée c'était, éventuellement, de voir un peu plus grand.

Mais vu le tarif à Avon...ca me paraît chaud!

Bref, c'est à méditer et toute idée//opinion//proposition peut être bonne à prendre!

**pepette** Dim 22 Jan - 22:51

Quelques propositions
1/ Suite au compte-rendu de notre président-préposé-aux-réunions-de-la-mairie je pense qu'il est préférable de garder la salle des élections : c'est central, c'est joli, c'est pas cher, c'est d'une bonne dimension.
2/ Vu la fréquentation faible du matin et que parfois on a du mal à virer les gens à 19h, je propose de faire dorénavant : après-midi et soirée. On abandonne le matin. Il va s'en dire qu'on aura aussi les clefs pour le matin ce qui permet aux figurinistes de tout de même s'installer dès le matin si besoin.
3/ Je propose pour le pateau une après-midi plus centrée sur la famille (signaler sur l'affiche en gros) c'est toujous une grosse partie du public et c'est comme ça qu'on rempli. Puis une soirée plateau ''adulte''.
4/ Je propose de décaler un peu la date... début octobre c'est impossible à bien organiser car il n'y a pas personne en août dans le coin (moi je ne suis pas là)
5/ Fred préposé au balai et Benoît à la buvette (non, je plaisante).

voilà

corybantes Lun 23 Jan - 12:51

Si tu organises un ou deux tournois, à 10€ l'inscription, ça peut combler une partie de la facture.
Un tournoi NPOW par exemple rassemble en général 10 joueurs : 100€
Un tournoi AdG, 12 minimum : 120€. Pour celui-ci, je pense que tu pourrais compter sur une présence conséquente de joueurs parisiens.
Le tout étant de les annoncer assez tôt.

**firkaag** Lun 23 Jan - 15:11

1/ Suite au compte-rendu de notre président-préposé-aux-réunions-de-la-mairie je pense qu'il est préférable de garder la salle des élections : c'est central, c'est joli, c'est pas cher, c'est d'une bonne dimension.

Je suis d'accord sur ce point... autant garder une salle que l'on connait surtout si c'est la dernière année (je l'espère...)

2/ Vu la fréquentation faible du matin et que parfois on a du mal à virer les gens à 19h, je propose de faire dorénavant : après-midi et soirée. On abandonne le matin. Il va s'en dire qu'on aura aussi les clefs pour le matin ce qui permet aux figurinistes de tout de même s'installer dès le matin si besoin.

Pour le plateau je suis d'accord, le lancement n'a pas été facile, pour la figurine il faut commencer le matin car pas mal de démonstrateurs ont de la route et plus longtemps ils peuvent présenter leur table mieux s'est...

3/ Je propose pour le pateau une après-midi plus centrée sur la famille (signaler sur l'affiche en gros) c'est toujous une grosse partie du public et c'est comme ça qu'on rempli. Puis une soirée plateau ''adulte''.

Pourquoi pas mais comme je ne fais pas de jeux de plateau...

4/ Je propose de décaler un peu la date... début octobre c'est impossible à bien organiser car il n'y a pas personne en août dans le coin (moi je ne suis pas là)

Le problème c'est que cela sera notre quatrième convention, que les trois éditions précédentes ont eu lieu début octobre, les autres associations qui viennent faire des démo savent maintenant qu'ils peuvent réserver une place sur leur calendrier... bref jusqu'à présent on faisait début octobre et je ne pense pas que nous devrions changer au risque d'entrer en concurrence avec d'autres conventions...

5/ Fred préposé au balai et Benoît à la buvette (non, je plaisante).

Je suis dispensé cette année, j'ai un mot du médecin... puis également 30% de réduc sur les sandwichs et les petits gâteaux...

Si tu organises un ou deux tournois, à 10€ l'inscription, ça peut combler une partie de la facture.
Un tournoi NPOW par exemple rassemble en général 10 joueurs : 100€
Un tournoi AdG, 12 minimum : 120€. Pour celui-ci, je pense que tu pourrais compter sur une présence conséquente de joueurs parisiens.
Le tout étant de les annoncer assez tôt.

L'organisation d'un tournoi AdG est à l'étude (en tout cas pour l'année 2013, une fois que l'on aura une salle plus grande). Concernant NPOW, vu que c'est une règle qui est peu ou pas pratiquée à Fumbles (mais je doute que ça reste comme ça longtemps...) il sera difficile d'organiser un tournoi, si on compte seulement la gestion des inscriptions avec la validation des armées...pour les jeux que l'on pratique c'est une possibilité mais je suis de l'avis de rester à la salle des élections pour cette année et de tout faire pour réserver la salle du théatre pour l'année prochaine....

corybantes Lun 23 Jan - 15:28

Pour NPOW, j'en ai parlé avec Xavier. Je peux m'occuper de ce tournoi s'il a lieu.
Voilà aussi ce que j'ai dit à Xavier :
1/ il aura lieu si la salle s'y prête,
2/ je m'occupe de tout,
3/ je ne veux pas changer l'esprit de ce qui est organisé depuis plusieurs années,
4/ j'ai lancé un sondage et j'ai 10 joueurs potentiels.

**firkaag** Lun 23 Jan - 15:47

Pour NPOW, j'en ai parlé avec Xavier.

Bah j'ai pas grand chose à dire alors....

Sinon on pourrais commencer à réfléchir sur un plan de discussion ??? genre :

1) Choix de la salle
2) Validation de la date
3) Attribution des espaces : plateau, figurine, boutique...
4) Boutiques or not Boutiques ? That is the question...
5) L'orga interne de la convention
6) La pub, l'affiche et les forums (de Clint EastGood)
7) la bouffe... car il nous restait pas mal de truc sur les bras l'année dernière...

corybantes Lun 23 Jan - 16:17

firkaag a écrit:
Pour NPOW, j'en ai parlé avec Xavier.
Bah j'ai pas grand chose à dire alors....

Et pourquoi non ?
Je rappelle quand même que jusqu'à preuve du contraire, c'est la manifestation du club, pas la mienne. Par ailleurs, je ne fais pas partie officiellement du club. Je ne fais qu'une proposition.
A mon sens, et pour avoir été quelques années président du club de Villebarou, il faut un consensus pour accepter telle ou telle proposition, notamment émanant de "non membre" du club comme moi.
Maintenant, même si ma proposition est rejetée par manque de place ou pour toute autre raison, ça ne m'empêchera pas de venir faire un truc avec mes deux compères DBMistes et même sur AdG en plus.

Sinon on pourrais commencer à réfléchir sur un plan de discussion ??? genre :

1) Choix de la salle
2) Validation de la date
3) Attribution des espaces : plateau, figurine, boutique...
4) Boutiques or not Boutiques ? That is the question...
5) L'orga interne de la convention
6) La pub, l'affiche et les forums (de Clint EastGood)
7) la bouffe... car il nous restait pas mal de truc sur les bras l'année dernière...

**firkaag** Lun 23 Jan - 16:33

Pourquoi à chaque fois que l'on commence à discuter de l'organisation de la convention personne ne me comprend et je me fâche avec tout le monde....

Bon ce que je voulais dire c'est que :
- je n'ai rien contre l'organisation d'un tournoi, quelque soit la règle utilisé
- la seule chose qui me gênait c'était l'organisation... qui ne serait pas un problème finalement
- si tu en as discuté avec xavier, qu'il n'a rien contre et associé aux deux points juste au dessus je n'est rien d'autre à ajouter...

Bon j'espère que ce point est clarifié et on continu la discussion...

corybantes Lun 23 Jan - 17:35

firkaag a écrit:

Sinon on pourrais commencer à réfléchir sur un plan de discussion ??? genre :

1) Choix de la salle
Sans être devin, tout le reste va découler de la salle. Il est clair que si ça se passe dans la salle des élections, aussi jolie soit-elle, on peut éliminer les boutiques, les tournois et conserver le format actuel.
2) Validation de la date
J'ai lu qu'il serait peut-être bon de changer la date et/ou les horaires. Changer la date ne me semble pas opportun.
CSP est rentré dans les moeurs.
Pour ma part, je sais à peu près quand ça tombe et je fais mon planning pro en fonction pour octobre.
Ensuite si on recule la date pour la passer à novembre ou décembre, vont arriver d'autres manifestations incontournables comme Ballainvilliers par exemple, grosse convention organisée par Bricault père avec FoG, AdG, DBA et marchands.
Quant à changer les horaires, je ne sais pas. L'an dernier, j'ai constaté qu'il y avait moins de monde qu'en 2010. Le temps, qui était plutôt beau, n'y était pas pour rien. Prolonger le soir ... moui moui ... aucune des conventions auxquelles je vais ne prolonge en soirée. Certaines le proposent mais pour les joueurs eux-mêmes. Ensuite, faire ça sur une journée pleine laisse le temps de rentrer et de profiter encore de la soirée tranquillement. Enfin là je parle pour moi car j'ai 1h30 de route ensuite.
3) Attribution des espaces : plateau, figurine, boutique...
4) Boutiques or not Boutiques ? That is the question...
5) L'orga interne de la convention
6) La pub, l'affiche et les forums (de Clint EastGood)
7) la bouffe... car il nous restait pas mal de truc sur les bras l'année dernière...
Ne serait-il pas possible de faire un point sur le nombre de participants et être en cheville avec une boulangerie qui fournirait les repas sur la base d'un forfait comprenant 1 sandwiche (ou 2), 1 boisson et 1 dessert ? ma femme bosse dans cette branche et c'est ce qui est proposé là où elle travaille.
Après, c'est vrai que ça demande un suivi en amont et pendant, surtout que souvent, les gens ne savent plus ce qu'ils ont dit ou commandé ...

**firkaag** Lun 23 Jan - 17:42

1) Pour le moment la plupart des membres sont pour rester à la salle des élections...

2) Donc pour le moment on part plutôt sur le 6/10 ou le 13/10 plus tard serait trop tard à mes yeux...

7) C'est ce qu'on fait si je ne me trompe pas... c'est Max qui s'en occupe mais comme on commande un peu plus pour les personnes qui viennent en visite, les gens qui se balade... c'est plus difficile de prévoir un chiffre... mais on peut calculer une base

corybantes Lun 23 Jan - 17:53

4/ les boutiques : si ça se passe dans la même salle, le problème est réglé.
Si on change, la question reste posée.
Toutefois, il faut savoir que faire venir une ou des boutiques n'est pas anodin.
Je le sais pour en avoir fait venir plusieurs à Villebarou.
Elles ne viennent que si elles y trouvent un intérêt, bref si elles vendent pour au moins couvrir leur frais de déplacement. Ensuite, il faut du mètre linéaire et si possible pas trop cher, voire gratuit.
Faut aussi les démarcher loooooontemps à l'avance

**firkaag** Lun 23 Jan - 17:56

Je suis aller avec PAB à Seclin et nous avons parlés avec Comitatus... ça ne poserais pas de problèmes, niveau espace même dans la salle des élections je suis sur qu'il est possible de le faire rentrée, dans un coin à l'entrée avec la possibilité d'un table de démo SAGA...

corybantes Lun 23 Jan - 18:30

J'étais aussi à Seclin, en NPOW.
Mais là, c'est une autre organisation.
C'est vrai aussi que Comitatus se déplace facilement.
Et que ses produits sont sympas.

**PAB** Lun 23 Jan - 19:38

je viens d'avoir via ma chère (même très chère) épouse une réponse du CNMS (anciennement EIS) à propos de leurs disponibilités. Mauvaises nouvelles, ils commenceront de très gros travaux dès le second semestre 2012 et sont actuellement en train de dénoncer tous les accords avec les Associations qu'ils hébergeaient. Donc aucune possibilité de salle de ce côté.

Si nous restons Salle des Elections, il faudra oublier l'idée d'un Tournoi ADG conjoint avec la Convention, il n'y aura définitivement pas assez de place !!!

Sans oublier - je radote peut-être, mais d'après les contacts que j'ai eu à Seclin c'est un point certes trivial mais important - le problème du parking Place du Marché (mais le problème serait le même au Boufflers ...). On voit mal des concurent d'un Tournoi AdG quitter la table en pleine partie pour aller remettre des pièces dans le parcmètre ou changer la voiture de place ... Sans même parler du coût des parkings souterrains ...

La Maison dans la Vallée représente un gros investissement, d'un autre côté on peut drainer beaucoup de monde (je me rappelle d'une journée d'exposition du Club de Maquettes de Bateaux - dont je faisais partie - et la salle n'a pas désempli de toute la journée ...) Et on pourrait y faire à la fois la Convention et le Tournoi.

Alors tout ceci mérite réflexion !!!

corybantes Lun 23 Jan - 20:29

Bien vu la question du parking, d'autant qu'à Fontainebleau, c'est un souci.

Tout dépend du montant du gros investissement pour avoir cette salle. Quelqu'un le connait ?

Lancer cette année un tournoi AdG et éventuellement un tournoi NPOW pourrait les introduire dans le circuit des tournois dédiés à ces deux règles.
Concernant NPOW, même si je ne devais pas être là en 2013 pour une raison X, je connais assez de monde capable de prendre l'organisation en compte, de même que l'arbitrage.
Après, s'il n'y a qu'un tournoi AdG, je jouerais AdG.

**firkaag** Mar 24 Jan - 8:44

je viens d'avoir via ma chère (même très chère) épouse une réponse du CNMS (anciennement EIS) à propos de leurs disponibilités. Mauvaises nouvelles, ils commenceront de très gros travaux dès le second semestre 2012 et sont actuellement en train de dénoncer tous les accords avec les Associations qu'ils hébergeaient. Donc aucune possibilité de salle de ce côté.

Après réflexion nous étions plusieurs à penser que, bien que l'EIS (nouvellement CNMS) soit plutôt intéressant niveau espace il se trouve trop "loin" du centre ville ce qui associé au contrôle d'identité à l'entrée nous aurais fait perdre le côté familiale et ouvert au public qui nous donnons à nos conventions... mais il semblerais que ce ne soit pas un avis partagée par tout le monde...

Sans oublier - je radote peut-être, mais d'après les contacts que j'ai eu à Seclin c'est un point certes trivial mais important - le problème du parking Place du Marché (mais le problème serait le même au Boufflers ...). On voit mal des concurent d'un Tournoi AdG quitter la table en pleine partie pour aller remettre des pièces dans le parcmètre ou changer la voiture de place ... Sans même parler du coût des parkings souterrains ...

Jusqu'à présent cela n'a pas été non plus un élément démotivant et tout les participants qui s'étaient annoncés sont venue. Dans le cadre d'un tournoi cela peut gêné un peu mais il y a des alternative (ce garer au niveau du FLC et faire un système de navette...et un peu de marche ne peut pas beaucoup de monde...)

La Maison dans la Vallée représente un gros investissement, d'un autre côté on peut drainer beaucoup de monde (je me rappelle d'une journée d'exposition du Club de Maquettes de Bateaux - dont je faisais partie - et la salle n'a pas désempli de toute la journée ...) Et on pourrait y faire à la fois la Convention et le Tournoi.

Un investissement de 400€/jour uniquement pour la salle... et c'est prendre le risque de ce mettre en froid avec la mairie de Fontainebleau (c'est peu être un risque réduit...) mais ce serait bête de risquer de ne plus pouvoir bénéficier d'aide pour la location de table ou autre parce qu'on aurait choisi une autre commune pour faire notre convention...

Lancer cette année un tournoi AdG et éventuellement un tournoi NPOW pourrait les introduire dans le circuit des tournois dédiés à ces deux règles.
Concernant NPOW, même si je ne devais pas être là en 2013 pour une raison X, je connais assez de monde capable de prendre l'organisation en compte, de même que l'arbitrage.
Après, s'il n'y a qu'un tournoi AdG, je jouerais AdG.

Le problème c'est que si nous louons la salle des élections nous n'organiserons pas de tournoi AdG car sur une seule journée c'est trop juste et que l'association ne peut pas dépenser 800€ juste pour un WE...un peut pareil pour NPOW je pense ? Sinon si NPOW devient un peu joué à l'asso il y aura peut être quelques joueurs intéressé pour participer à l'organisation du tournoi...

Xavathor Mar 24 Jan - 19:53

POur la Maison dans la Vallée, qui présente beaucoup d'avantages, le plus gros problème est d'ordre...financier!

Il faut compter 60 euros l'heure...ou 35 pour les non avonnais...Or...Nous sommes non-avonnais.

Après, rien ne m'empêche de prendre ma plus belle plume pour écrire une lettre larmoyante à M. le Maire. Mais le coup reste très important pour notre budget, et nous n'avons rien d'autre que nos cotisations. Pas de sponsors, pas de subventions.

Je ne voudrais pas plomber notre budget pour un seul évènement si on est bancales.

Ca peut cependant être rentable si on se remonte les manches. Inscriptions aux tournois + buvette active + et ça va avec...Pub, communication, contacts, invitations pour faire venir du monde.

Le côté "politique", finalement, m'intéresse peu. C'est simple: à Fontainebleau, il n'y a pas de lieu équivalent, point final. Pas de concurrence, donc, on fait comme cela nous chante.

Les avantages de la Maison dans la Vallée:

- Un grand parking
- Toilettes hommes et femmes
- Tables et chaises à gogo, fournies et installées selon le plan qu'on demande
- Un coin buvette
- De l'espace
- Une facilité d'accès (à dix minutes à pied de la gare)

Il n'y a pas photo, c'est parfait!

Encore une fois, je me fiche pas mal de l'éloigenement du centre ville...si on fait une jolie pub, les gens viennent.
Dans une grande salle, on peut inviter des réateurs de jeux de plateau, des boutiques, un grand bring and buy, et, bien sûr, un ou deux tournois.

Restent pour moi trois points essentiels...qui sont les mêmes que l'an passé:

- La motivation chez nous
- Les sous
- La communication avant l'évènement

Pour info:

- Convention 2010: article dans la presse locale, diffusion sur forums et sites internet, communication par la biais de la Mairie, spot radio locale, article magasine, affichage efficace = 300 personnes de passage
- Convention 2011: presque rien = 100 personnes

Le tout sans tournoi, sans boutique, et sans non plus en faire des tonnes en matière de communication en 2010.

**oira** Mar 24 Jan - 21:04

Xavathor a écrit:POur la Maison dans la Vallée, qui présente beaucoup d'avantages, le plus gros problème est d'ordre...financier!

Il faut compter 60 euros l'heure...ou 35 pour les non avonnais...Or...Nous sommes non-avonnais.

35€ pour les avonnais non ?

Sinon si c'est trop cher bas on reste sur la salle des élections mais comme tu l'as dit c'est vrai que au final sa peut être rentable Si on arrive à se bouger le cul à l'avance

corybantes Mar 24 Jan - 21:12

Le point noir reste clairement les finances, quel que soit le club d'ailleurs.
Ma petite expérience à Villebarou me permet de dire que
- les sponsors se trouvent. Le tout c'est d'aller les chercher mais ça prend du temps et c'est un vrai job (1er courrier pour expliquer qui on est et ce que l'on fait et solliciter un rdv, aller au rdv, lettre de remerciements si aide financière, invitation au pot, lettre de remerciements pour être venu au pot, lettre de voeux au nouvel an ... et on remet ça l'année suivante, moins l'étape de présentation). Ca demande un investissement personnel un peu lourd en fonction des autres obligations (famille, travail, etc ...),
- nous annoncions notre convention au moins 3 mois à l'avance avec pub dans Vae victis, sur les forums, lors des autres conventions avec distributions de flyers fait maison (ramette de papier à la charge du club), affichage au moins 8 jours avant en ville, dans les commerces et les grandes surfaces,
- nous avions un contact avec une radio locale qui interviewait par téléphone, en direct siouplait, votre humble serviteur pendant 5 mns,
- subvention de la mairie,
- buvette payante et là on se faisait un max de gratte même en vendant les boissons très peu cher avec achat en grande surface (avec possibilité de ramener les invendus en pack non ouvert et remboursement à la clef),
- deal avec une boulangerie qui fournissait les sandwiches et les desserts (en faisant simple : tarte aux pommes et flanc, basta. Pas très onéreux et très rentable pour nous à la revente).

C'est sûr ça demande du boulot et un peu de monde.
Dernière grosse convention sur deux jours : 150 joueurs et plus de 500 visiteurs

Xavathor Mar 24 Jan - 21:35

[quote=
Sinon si c'est trop cher bas on reste sur la salle des élections mais comme tu l'as dit c'est vrai que au final sa peut être rentable Si on arrive à se bouger le cul à l'avance[/quote]

Toute la question est là, en fait Wink

corybantes Mar 24 Jan - 21:36

Je peux me charger de la pub sur tous les forums auxquels je participe.

**oira** Mar 24 Jan - 21:57

Moi avec les affiches, je peux en mettre à mon lycée si il le veule bien (il ne l'avait pas mis pour 2011 mais je crois juste que sa c'était perdu dans leur bureau plutôt qu'autre chose)

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