Convention: organisation générale

Bon...ben...je commence.

La bouffe:

Vu avec Max: on pourra faire un stand miammiam dans le vestibule de la salle. On pensait commander des sandwichs et acheter des trucs (café, chips, boissons, etc.) chez Metro. Le tout vendu pour faire un petit bénéfice.

Les tunes:

Ca risque d'être juste...Donc, on va essayer de faire un peu de bénéfice sur la bouffe et les boissons. Plus, si nous organisons un mini-tournois (Magic, jdp, Dba ou autre), on demandera une participation.
Enfin, pour avoir des liquidités, je propose que nous participions à un vide grenier avec tunes pour l'association. Tout le monde a chez soi des merdouilles dont il souhaite se débarasser. Bon, ca fait une bonne journée de boulot un dimanche, mais ca peut valoir le coup. Julie, avec son association de théâtre fait ça. Ses jeunes arrivent, sur une bonne journée à récupérer entre 80 et 200 euros...bref de quoi payer les dépenses courantes.

Tables et chaises:

On va plutôt louer à la Mairie. C'est plus cher que Kiloutou...mais beaucoup plus simple. Cela évite d'avoir à louer un camion, et, surtout, de monopoliser plusieurs membres de l'assoce pour faire des allers-retours à Melun...

La salle:

Il faudra sans doute se lever tôt pour installer et lancer la convention dès 9h le matin, surtout si nous avons un ou deux tournois car ca prend du temps. Enfin, il faudra qu'au moins 4 ou 5 fumblers restent à la fin pour faire...un peu de ménage!
C'est en septembre qu'il faut payer la salle. A ce moment là, on verra avec la Mairie pour voir si la salle est assurée.

Quelques réactions :

Pour augmenter notre marge, il vaudrait mieux réaliser nous-mêmes les sandwichs, crêpes et autres gâteaux.

Concernant le nef de la guerre, pourquoi ne pas essayer de demander une subvention à la mairie ? Peu de chance d'aboutir mais sait-on jamais...

Autre chose, pourrait-on faire un point sur les finances de l'association ?

Quelle somme disposons-nous actuellement ?
Quelles sont les dépenses à prévoir hors convention type assurance etc...
Quelles sont les rentrées que nous auront d'ici la convention

Et donc, quelle somme pouvons-nous raisonnablement utiliser pour la convention ?

Je pense qu'il est nécessaire de commencer par là... Monsieur le trésorier ?

Pour des subventions de la Mairie, il n'y aura rien...tu penses bien...j'ai déjà demandé.
En fait, le prêt du FLC constitue notre subvention...C'est un peu léger...mais c'est comme ça...
Pareil pour la salle des élections, où on nous applique le prix préférenciel pour les associations de la ville.

Au niveau finances, Max en parlera bien mieux que moi...mais, ce qui ressort, c'est qu'on n'est pas très riches!!!

Gauffres et crèpes, à moins de les faire chez nous, on ne pourra pas: pas de cuisine dans la salle.

si j'ai bien lu, on a les clefs la veille au soir, soit le vendredi soir... pourquoi ne pas faire notre session la bas? on installe tout pour le lendemain matin, on se fait une ptite partie de jeu puis dodo jusqu'au lendemain...

question tarifs:
- est ce qu'on peut avoir un tarif + preferentiel sur les chaises/tables?
- on peut tenter d'etre sponsorisé par Carrefour Market si on achete les trucs a bouffer la bas (ils nous font un prix d'ami..)


- qui dit mini tournoi dit prix. Si on fait payer les gens pour ca, ils s'attendent a avoir quelquechose (Seb avait une bonne idée de cadeau!). Peut on obtenir des lots de la part de WotC ou GWorkshop ?

- pour les gaufres, crepes, une simple prise electrique peut suffire en theorie. a t on le droit de "cuisinier" a l'interieur?

- vide grenier: [Seuls les administrateurs ont le droit de voir ce lien]

Non pas de cuisine...

Si il y a tournoi, tu as raison, il faut un prix!!!

Pour les chaises et tables, je crois que nous n'aurons pas mieux...

Les vide greniers, j'y vais souvent. Effectivement, ce site est très bien. Il faudrait programmer ça pour juin, ce serait pas mal. Qui est partant?
Les sponsors sont aussi une bonne idée. On en a parlé avec Max, il faudra prospecter.

Pour le vide-grenier, j'ai effectivement plein de merdouille à vendre. Par exemple des livres que je m'apprête à donner à la bibliothèque municipale (parce que j'ai la flemme de les vendre sur ebay).

Ca c'est cool!!

On va essayer de programmer ca pour juin maximum. Je pense par exemple au vide grenier d'Avon. Il vaut mieux choisir une commune où l'un d'entre nous habite, ca revient moins cher à l'inscription

On appelera la Mairie pour se renseigner.

Sinon, Fontainebleau est en octobre (dernière de l'année). Il y a aussi Thomery, Bourron Marlotte, Montigny sur Loing qui sont sympa. Mais Avon, c'est plus simple...

Donc, fouillez vos greniers et vos placards!!! Même si vous ne pouvez pas venir, préparez un petit carton de merdouilles

Ce qui marche bien: fringues en bon état, bouquin (mais pas trop les poches), bd, jeux classiques (monopoly, etc.), jeux vidéo consoles, affaires pour bébés, objets de déco ancien, meubles (?).

OK, je prépare mon carton "fumblesthon".

Xavathor a écrit:
On va essayer de programmer ca pour juin maximum. Je pense par exemple au vide grenier d'Avon. .

dimanche 19 avril! c'est proche!

On cherche des fonds et des moyens d'en obtenir, mais a-t-on une idée du budget nécessaire a l'organisation de la convention? Est-on sûr que l'association ne peut pas se le permettre avec son mode de financement actuel?

Apparemment l'association à aujourd'hui peu d'argent en banque mais il faut prendre en compte les points suivants :
- Il y a un trou temporaire à cause d'une évaluation trop optimiste de la soirée Magic. Ce trou sera bouché d'ici la fin de l'année puisqu'on remet ça en Mai pour écouler une partie du surplus et je prendrai à ma charge le reliquat.
- Nous aurons probablement quelques cotisations à 10 euros dues aux nouveaux membres d'ici juin.
- Je crois qu'on peut compter sur un minimum (pessimiste) d'une 15aine de cotisations pleines en septembre quand les vraies dépenses arriveront.

Si vraiment on a besoin de sous avant septembre personnellement je veux bien verser ma cotisation en avance.

Si des membres veulent faire des dons pour soutenir les finances de Fumbles c'est parfait. Cependant mon avis c'est qu'une association doit fonctionner grâce aux cotisations annuelles des membres sinon il y a quelque chose à revoir (baisser les dépenses, augmenter les recettes, vous connaissez la chansons).

+1

Vendredi 3, il y a un point sur la convention. Grâce au formidable boulot de nombre d'entre vous (et surtout Xav' ), nous allons passer de l'idée de monter une convention à une réalité.

Il faut donc commencer par un état détaillé de nos finances.

Max, puisque tu es notre grand argentier, penses-tu pouvoir nous amener ces éléments vendredi prochain ?

Tout à fait d'accord! Le point financier est essentiel. En tout cas, c'est sûr, nos finances actuelles sont trop faibles. Voici un ordre d'idée:

- salle 45 euros
- 14 tables louées pour 70 euros
- une dixaine de chaises 40 euros
Ajoutez à ça l'avance des sandwichs et autres boissons, peut-être l'achat de matos de jeu manquant, et on explose clairement notre budget actuel...

...D'où l'intérêt d'aller chercher du fric ailleurs

Bon, le 19/04, ce sera juste, mais on peut essayer...Par contre, perso, pas sûr que je sois là pour cette date...avril très occupé...

une idée comme ca en me levant: les T shirts!

1) si on fait payer le prix d'entrée 10€ avec un dejeuner et un T shirt, ca me semble pas du vol, et ca permet de gagner des sous. Le patron du KK nous avait proposé l'acces a une tshirteuse, donc si on lui propose de lui faire de la pub (logo du bar sur les affiches comme sponsors) ca peut ptet le faire.

2) on reserve l'option t shirt pour les gagnants des differents concours/tournois...

question bete: que mettre sur les Tshirt?
a) le logo fumble, avec une entete " 1ere journée du jeu Fbleau le 10/10/09 blah blah"
b) ya un dessinateur émérite qui se cache parmi nous et qui se lance pour faire un truc (ou quelqu'un en denonce en parmi ses proches?)


NB: ca coutait combien l'entrée pour le tournoi DBA? ca comprenait quoi?

On en reparle ce soir.
J'ai les chiffres précis en tête, pas de pb.

Les avoir sur papier c'est mieux.