Mini convention

Notre participation au tournoi dba ce week end nous a convaincu tout trois (avec Jack et Pepette) sur l'idée de monter notre propre convention.

Hier, des joueurs venaient de toute l'Ile de France pour jouer à dba. Je ne parle même pas du tournoi d'à côté où étaient présents des gens venant de très loin (Lyon, Montpellier, Belgique, Pays Bas, etc.)

Nous avons prospecté un peu au long de la journée et la plupart des participant de notre tournoi nous ont dit qu'ils se déplaceraient sans problème à Fontainebleau. Nous avons même trouvé un arbitre!

En discutant entre nous, voici ce qui nous est venu à l'idée:

- une manifestation sur une seule journée (pour commencer, c'est bien)
- de 8h30 à 17h30 (comme hier, pratique pour les trains)
- un droit d'inscription pour un tournoi comprenant un cassse côûte de midi
- un droit d'entrée symbolique pour les visiteurs (1 ou 2 euros)

Pour les jeux:

- un tournoi dba pour une douzaine de joueurs, voire plus
- un tournoi Warhammer patrouille
- deux ou trois tables de démo (on peut inviter d'autres assoces)
- une boutique partenaire présente (éventuelement)
- une table Boat of War
- un tournoi Micro Mutant // Formule Dé
- le grand stratéguerre déguisé en grand stratéguerre!

En pratique, cela demande:

- une réunion rapide (début janvier)
- une équipe restreinte pour mener la partie pratique du projet (pas plus de 4 qui peuvent se voir rapidement et facilement)
- de la pub, mais on connaît les médias utiles (forums, revues, boutiques)
- une salle
- une date pour mai-juin (attention à ne pas croiser avec un autre salon/convention/tournoi important)
- une organisation logistique (repas, transports, etc.)
- pour dba une inscription à la Fédération française du jeu d'Histoire (5 euros l'année)
- bien sûr le plus important, des gens motivés et pouvant se rendre disponibles!


Voilà, à vos idées!!! Mais nous pensons très sérieusement que nous sommes en capacité de créer notre propre évènement!

Content que l'idée soit relancée, depuis l'AG elle était un peu tombée dans l'oubli.
Tu as déjà bien résumé les points importants, j'ajouterai que les plus urgents sont :
- Trouver une date. Ça peut se décider avant l'éventuelle réunion de janvier.
- Trouver une salle. Le plus difficile à mon avis alors il faut commencer à y travailler vite. L'idéal serait au FLC par exemple tout un étage, ailleurs ça risque d'être cher... Savoir si ça à un impact côté assurance, encore des sous? Bref, se renseigner sur tout ça.

Par curiosité, c'était combien le tournoi de DBA?

- le grand stratéguerre déguisé en grand stratéguerre!

C'est trop bête, je crois qu'on a pas le budget pour le costume...

voilà Xavier qui s'emballe, donnez lui sa piqure.

A mon sens le projet doit rester modeste pour la première.
On a déjà plein de projet à mener : soirée(s) bar, le 6 juin c'est la journée des assoc' de Bleau, soirée blind test, etc.

je suis pour la proposition de Xav' à 100% mais il faut bien délimiter le projet :
- un tournoi DBA pour faire descendre nos nouveaux amis
- un tournoi associé pour les non DBA-istes (quoi ? un mxite de jeux ?).

le point suivant (une fois le projet délimité) c'est la date, vous avez raison.

On pourrait aller boire un verre au Custom Bar pendant la semaine du nouvel an avec ceux qui souhaitent s'associer au projet. Vous connaîtrez le Bar pour notre soirée jeu et l'on pourra organiser notre grande journée de fin d'année !
C'est quoi vos soirées libres dans la semaine du nouvel an ?

D'accords avec toi pepette mais ne sabrons pas tout de suite l'enthousiasme du jeune Xavathor. Nous sommes encore en phase de définition des contours du projet, énonçons toutes les possibilités avant de nous restreindre.

Dispo pour boire un coup avant ou après Noël. A l'approche du nouvel an ça sera plus dur (pas plus de précisions pour le moment).

Bon je confirme l'idée de mes 2 compatriotes DBAistes : monter un tournoi de DBA.

Par contre, nous risquons d'être une douzaine grand maximum et ça peut faire un peu petit. D'où la proposition de Xav' et Pepette (même si il voit les choses en plus petit) de mettre quelques tables d'autres jeux délimités/organisés à l'avance.

L'avantage est de pouvoir drainer d'autres visiteurs.

Pour répondre à la question de Grand Stratéguerre, le coût du tournoi était de 18 Euros avec un petit déj et un déjeuner sous forme de buffet froid (par un traiteur !) trés varié et trés bon. Mais il faut également rappeler que DBA n'était pas la seule attraction. En tout il devait y avoir près de 60 personnes uniquement le dimanche... cela fait pas mal de monde à nourrir.

Pour notre tournoi DBA Fumbles, vu que nous serons moins nombreux, on pourrait, histoire de diminuer le PAF, préparer nous même la nourriture (salade, quiche, pizza, cake salé, gâteaux etc...)

Cela nous amène sur la question de la date. Hier on était parti sur le mois de Mai pour plusieurs raisons : tournoi DBA sur le Kremlin fin juin. Le reste de ce mois risquant d'être difficile entre la fête des mères, des pères, la pentecôte, voire même les élections européennes.

Pour le mois de mai, si on enlève les différents ponts, il reste le week-end du 16 et 17 mai. Qu'en pensez-vous ?

why not, mais effectivement il faut peut etre mieux cibler 2 jeux pour mieux gerer l'ensemble pour une premiere fois... on associe une table partenaire (la boutique de melun? walter?) et des tables demos et voilou...
si on mise sur DBA sure comme 1er jeu, reste le 2e: 100% fig avec warham ? Formule dé ou aventuriers du rails pour recruter des non-figs? on pourrait aussi imaginer monter un tournoi cartes, avec des cartes bonus fournies generalement par les editeurs... (AEG en tout cas)

c'est vrai que le FLC est ptet le plus facile mais pas sure qu'ils disent oui..au rez de chaussée? sinon faut tabler pres de la gare (espace pierre ageorges a avon?)

par contre pour mai il faut faire de la pub des janvier je pense, sinon on perd du monde...

Content que l'idée vous plaise toujours!

Ok pour moi l'idée d'un buvage de coup(s) la semaine du 31. Je dirai mardi 30 décembre car:

- le lundi ca doit être fermé
- la fin de semaine...bien...après le réveillon... ...vous voyez de quoi je cause!

Je pense qu'il nous faut trois animations pour une journée. Si pas mal de monde se mobilise, ça peut largement le faire:

- DBA
- une animation // tournoi plateau
- une animation // tournoi wh Battle ou JCC

Avec ca on serait pas mal. De plus si nous pouvons avoir une grande salle...je dois pouvoir nous dégotter quelque chose en externe...je vous en causerai...

Pour la réunion, que penseriez vous du 9 janvier? Seul hic, s'il y a une partie de jdr prévue car ca risque de nous prendre quand même une petite demi heure. Dans ce cas, on programme pour la semaine suivante.
Avec quelques réponses positives, nous pouvons d'hors et déjà lancer officiellement l'idée dans la section "session" du forum.

Messieurs, à vos agendas!

Mai, c'est pas mal. Y'a déjà de la fig, mais je pense qu'il faut taper dans les jeux fédérateurs (magic, battle, DBA, etc.)

On va déjà en parler un peu ce vendredi je pense (et le 09/01, c'est FMP)

a ce sujet, l'affiliation à games workshop en tant que club est toujours ok ?

Oui, pour Games j'ai relancé et s'est bon.

FMP...donc, ok pour le 9. De toute façon, l'objectif de cette réunion sera bouclé en une demi-heure (c'est mon but!). L'essentiel sera:

- de fixer un groupe de "gentils organisateurs"
- de voir si tout le monde est partant
- d'envisager deux ou trois dates possibles.

Ensuite, on peut communiquer par le forum et éventulement refaire le point une fois par mois.

pour les GO:
- y'en avait combien pour le tournoi DBA?
- a vu de nez, au moins 5 (1/table, 1 membre du bureau, + 1 en rab)


question pognon:

DEPENSES:
- salle: location, assurance, nettoyage, decors?
- comm, flyers et budget promo
- bouffe: café, croissant, dejeuner (traiteur? champion? par les membres?)
- lots?
- jeu: plateaux, flocage, accessoires (arbres..)
- federation & co

RECETTES:
- PAF
- boutiques partenaires: philibert, ludik, faerie? ACDB?, la boutique de manga?
- soutien local: mairie, office tourisme
- autres: champion pour la bouffe? un imprimeur pour les flyers?

en 1er lieu faut estimer le nombre de places!

C'est un bon résumé!

Alors? Le 9 avant FMP? Ca vous irait?

Petit ajout. J'ai prospecté sur mes forums préférés.

- L'équipe du tournoi dba de Ballainvilliers pourrait nous filer un coup de main en arbitrage
- Le club des Dragons de Vaires (77) pourrait venir avec une belle table de démo figurines. J'ai eu un contact hier.
- Je pense que nous pourrions aussi associer le club de jeu d'Histoire napoléonien de Savigny le Temple, et Michel Gauthey, fabricant de décors situé lui aussi à moins de 10 bornes de Melun.

Je viens d'appeler la Mairie de Fontainebleau:

Nous pouvons avoir la salle des élections pour le 4 juillet!!!

La location est de 45 euros pour toute la journée!!! Je ne trouve pas ça très chers.

J'attend quelques retours pour lancer éventuellement toute la machine (courrier, esposé du projet, contact avec d'autres assoces, etc.)

Sinon, pour la bouffe du midi, j'ai pensé qu'on pouvait aussi programmer tout simplement une virée pizzeria ou autre, en réservant, of course, à l'avance.

Voici une première liste des assoces/partenaires qu'on pourrait solliciter/inviter (bien évidemment il y a des oublis):

- Les Dragons de Vaires
- Association de Troyes (je devrais aller à leur convention en avril)
- Association du Mée sur Seine
- Association de figs Napoléonienne de Savigny
- Club de Ballainvilliers
- Diverses fédérations
- Faerie // Les Exilés (et oui...)

On va voir si on peut organiser un tournoi mais ca me semble chaud...surtout pour des questions matérielles... Du coup, notre manifestation pourrait plutôt être une journée de rencontres et de découvertes autour de jeux divers.

Xavathor a écrit:
Nous pouvons avoir la salle des élections pour le 4 juillet!!!

Le 4 juillet ???? Je suis désolé mais je ne pense pas que cela soit une bonne date : nous n'aurons pas les étudiants, les lycéens, et les juilletistes...

Y'a pas d'autre possibilité ?

Je suis pas sur mais je crois que je fais une grosse connerie comme me marier le 4 juillet... du coup je pourrais pas être là

T'as réservé une salle? On peut faire d'une pierre deux coups!

Mariage - tournoi de jeux en voilà une formule qui fera date.
Tu en as parlé à Madame ?

PouPou a écrit:Je suis pas sur mais je crois que je fais une grosse connerie comme me marier le 4 juillet... du coup je pourrais pas être là

Et l'autre!!! Tu n'as pas honte? Le jour où on pourrait monter une convention? Il y a des priorité dans la vie...non mais!

On décide quoi sur la mini-convention ?
Il faut se décider assez tôt

Moi j'ai un peu la trouille pour la salle des élections le 4 juillet. Est-on capable de la remplir ?

Un tournoi DBA couplé avec un tournoi de plateau (formule dé ? FMP ? Mico Mutant ?) sur plusieurs salles de la FLC (donc modulable) me semble plus jouable.

Ne faut-il pas organiser un truc second semestre 2009 ?

A vous

Moi c'est plus la proximité de la date qui me fait peur. On a des idées mais rien de vraiment concret en cours (programme, plan com'...). Si on veut faire la convention il va falloir cadrer la forme (type d'animations / jeux, buvette...), connaitre le matériel disponible (c'est bête mais il faut des tables et des chaises), ensuite définir des tâches, les assigner et s'assurer qu'elles sont faites (et en temps et en heure).

pour les tables et les chaises ont les a avec la salle que ce soit salle des élections ou à la FLC. Ce n'est pas un problème.

surtout pour moi c'est définir le tournoi jeu de plateau complémentaire... et je te voyais bien en responsable. Une idée de jeu ?

si la date est trop proche on reporte en octbre ou novembre ?

En fait je réfléchissais à la possibilité de faire un mini-tournoi de Magic officiel. Cependant j'ai peur que ce soit un peu compliqué. Sinon organiser un micro-mutant ou un mémoire 44 pourquoi pas.

Si je me rappelle bien (j'en avais organisé quelques uns), le problème pour un tournoi magic officiel et un tant soit peu crédible, c'est qu'il faut un accréditation pour organiser les tournois (ça c'est faisable, 2-3 mails à WOTC et c'est réglé) mais surtout qu'il faut des arbitres officiels. Et là c'est plus dur à trouver.

Sinon moi c'est la proximité de la date qui me fait peur et aussi le fait que ce soit en pleines vacances d'été. Ca va déjà être chaud à remplir quand tout le monde sera là, je t'explique pas pendant les vacances.

Très peu d'assoces font leurs conv' en juillet aout et elle commencent généralement par de petites salles. Là ça fait une grande salle à une période ou pas mal de monde ne sera pas là, sans vouloir faire mon Han solo ca ne me dit rien qui vaille..

en gros pour résumer ce serait :

un truc plus modeste avant juillet à la FLC (tournoi DBA + autre chose)

ou/et

un plus gros truc à la rentrée (octobre, novembre).

Xavier ? Doud ? les autres ?

les 2 dates me semblent pas mal, je pense pas que ca changera beaucoup visiteurs. Apres au niveau organisation, l'automne ca nous laisse plus de marge.

si on veut ramener du monde, il faut des jeux connus ou une assoc connue. or on n'est pas tres connu donc c'est vrai qu'il vaut mieux taper sur du large public comme Magic ou Warhammer (ou Yu gi Oh! ). reste a voir si les dates collent avec les championnats/kotei & co...

Apres les questions essentiels:
- est ce realisable au niveau admin? les arbitres, autorisations & co
- veut on vraiment taper large public pour une premiere convention ou plutot faire un ptit truc pour se chauffer, quitte a recruter plus l'an prochain? Si on tape petit, plutot FLC qui est modulable; si on tape gros plutot salle des elections.