[AG du 10/10/2008] Préparation

L'AG approche à grand pas et nous ne savons toujours pas précisément de quoi nous allons parler.
Ce post est là pour poser tous les points que nous souhaiterions voir aborder au cours de cette AG.

Pour ma part, je souhaiterais revenir sur quelques points, à savoir:
- Le site: les retours que vous pourriez faire à son sujet (améliorations, ce que vous aimez, ce que vous n'aimez pas), présentation des travaux en cours et perspectives.
- La trésorerie: savoir ou on en est, que ce soit au niveau de l'ancien site, de l'assurance, etc.
- La répartition des postes du bureau: je sais via Dom que les postes de trésoriers et de secrétaire sont vacants. Des portes à pourvoir donc.
- L'organisation du planning: la dynamique semble bonne mais voir s'il y aurait des idées pour l'améliorer et définir les soirées "spéciales" à venir.

Je vous invite à mettre ce qui vous tient à coeur de manière à ce qu'on soit le plus précis et concis sur cette AG (ben ouais y'a le tournoi formule dé après, c'est autrement plus important)

Perso je vois bien les choses comme suit:

1) Le bureau: qui entre? Qui sort?...les clefs, la constitiution d'une liste des membres, etc.
2) La trésorerie
3) pubs/contacts/recrutement
4) le forum (rapidement, puisque tout le monde semble d'accord pour dire qu'il est très fonctionnel)
5) Les sessions programmées, nos activités: qui veut faire quoi? Quand?
6) Evènements, participation à des tournois/convention, etc. (rapidement aussi)
7) Répartition des rôles: qui s'occupe de mettre les affiches à jour, qui gère le forum, qui va voir telle boutique ou telle assoce?...etc. (rapidement également)

7) Facile, le bureau.

Bonjour, bonjour. Afin d'aider à préparer l'AG il me semble important d'essayer de répondre à un certain nombre de question.
En ce qui concerne les finances: à ce jour le compte de l'association présente un solde créditeur de 78,61€. Il faut garder à l'esprit qu'il manque actuellement 80€ de cotisations qui doivent être réglés par un certain nombre de membres (ils sont au courant).
Concernant le nombre de membres il est assez difficile de répondre précisément à la question pour cause de problème informatique interne (la liste a été en partie effacée sur mon ordi suite à un bug informatique, le président a peut être la sienne à jour..). Mais il est possible d'évaluer à environ 14 personnes le nombre de membres.
Pour l'ancien site, il restait encore un an pour en profiter, mais il a été décidé plus vite que prévu de basculer sur le nouveau forum, la question ne se pose donc plus.

En ce qui concerne l'organisation de cette AG, le poste de secrétaire (le mien) et de trésorier est à pourvoir (celui de Jenny), tout comme celui de vice-président. Ces changements vont nécessiter une réinscription au JO et des frais supplémentaires, il faut en avoir conscience.

Il ne faudra pas oublier pour le nouveau bureau d'effectuer les démarches de réinscription auprès de l"assurance, avec de nouveaux statuts, auprès de la banque, toujours avec les nouveaux statuts, et bien sûr auprès du FLC et de la préfecture.

Ceci étant, il se peut que la tenue de l'AG soit repousser au 17 octobre dans la mesure ou ni le vice président, ni le président lui même ne pourront être présents (il se peut que se dernier s'explique très prochainement sur le sujet).

Quelques idées en vrac: agrandir le bureau en y créant de nouveau postes bien dissociés de l'activité purement administrative nécessaire à la gestion d'une association (les postes d'administrateurs ou de modérateurs du forum en sont des exemples, l'essentiel étant que la même personne ne cumule pas plusieurs postes afin de pouvoir se consacrer pleinement à sa tâche). Suite à ça on peut envisager que des membres s'occupent exclusivement de la partie jeu de rôle, jeux de plateau, soirées à thèmes etc... Le but étant que chacun puisse participer et se sentir concerné par la vie de l'association.

D'autres part, il faut favoriser la diversité en ne pratiquant pas tout le temps les mêmes jeux, même si je ne suis pas venu à l'assoce depuis de nombreux mois, c'était une tendance très nette, mais qui commence à refluer depuis début septembre. Je souligne ce point car j'ai reçu des échos extérieurs qui allaient dans ce sens.
Bien entendu, on ne peut pas forcer les gens à jouer à un jeu qu'ils n'aiment pas, et nous avons tous nos préférences. Nous devons cependant faire preuve de plus "d'ouverture" (encore un point qui m'a été rapporté) et garder à l'esprit que Fumbles est aussi une association de jeux de rôles.
Voilà, je me tiens à votre disposition pour répondre à vos questions.

Je reprends l'ébauche d'ordre du jour de Xavator et je complète avec les suggestions de Solomon Kane (en gras).

1) Le bureau: qui entre? Qui sort?...les clefs, la constitiution d'une liste des membres, etc.
2) La trésorerie, faire le point sur les cotisations, récupérer les manquantes.
3) pubs/contacts/recrutement
4) le forum (rapidement, puisque tout le monde semble d'accord pour dire qu'il est très fonctionnel)
5) Les sessions programmées, nos activités: qui veut faire quoi? Quand? Lancer une réflexion sur la variétés des jeux pratiqués, notamment développer le jeu de rôle.
6) Evènements, participation à des tournois/convention, etc. (rapidement aussi)
7) Répartition des rôles: qui s'occupe de mettre les affiches à jour, qui gère le forum, qui va voir telle boutique ou telle assoce?...etc. (rapidement également) Impliquer les membres hors bureau en leur donnant des responsabilités.

Je fais ça par pure bonté d'âme, je ne postule pas au poste de secrétaire!

Pour ce qui est du report je pense qu'il faudrait éviter, la date a été choisie depuis plus d'un mois et quasiment tout le monde sera présent.

Merci à Dom pour toutes ces info
merci à Nico pour sa candidature spontanée,

Il y' aura du monde vendredi prochain. Nous sommes nombreux à avoir bloqué ce vendredi depuis un moment (déjà reporté). Par ailleurs en ce début d'année on bouillonne d'idée (journée assoc' à Avon, site, newsletters, tournoi formule dé) et on à quelques nouveaux bien motivé pour organiser avec nous des soirées sympas.

La seule chose qui nous bloque est un problème de réorganisation du bureau. Beaucoup de membres ''historiques'' ne peuvent plus être présents régulièrement.... Ils ont donnés du temps au club pendant quelques années (merci à eux, j'en ai bien profité) mais maintenant ils n'ont plus la même disponibilité. c'est parfaitement normal dans une assoc'.

Maintenant d'autres s'impliquent (moi par exemple j'ai été ''consommateur'' passif au début sans m'impliquer dans le fonctionnement) mais ne sont pas au bureau. c'est ennuyeux pour contacter les mairies (participation aux journées des assoc' d'Avon et Fontainebleau...), contacter les bars (on va essayer d'organiser une soirée ''bière-jeux''), ouvrir la salle, accueillir les nouveaux, etc.

D'expérience dans une assoc' la motivation et l'implication des uns et d'autres tournent tous les deux ans en gros.

Il faut que l'on fasse acter un nouveau bureau vendredi, pour ensuite être capable de fonctionner.

Ted, j'espère que tu pourras être là, sinon je propose tout de même de ne pas annuler cette AG. Si tu ne peux pas venir le mieux est que tu nous fasse part de tes voeux pour l'assoc' avant. De toutes les façons on arrivera jamais à avoir tout le monde et vendredi prochain nous serons tout de même très nombreux.

Petite MAJ sur le post de Solomon sur lequel j'ai rajouté des informations qu'il vient de me donner.

Comme dit Stéphane, nous avons bloqué cette date depuis au moins trois semaines.

En plus, ce n'est pas dit que les mêmes soient à nouveau tous disponibles le 17. Perso, je ne serai pas là, par exemple.

Vous ne pouvez pas passer? Même en coup de vent?

Qu'en est-il de Teddy? Ce serait pas mal qu'il soit là...d'autant que c'est sur ces recommandations que nous avons décalé la date de l'AG une première fois.

merci Solomon pour les précisions.

Tu nous passeras tous les contacts

"Qu'en est-il de Teddy? Ce serait pas mal qu'il soit là"

Oui, ca serait bien effectivement, donc je serai là, même si je n'ai pas été vraiment invité, car je sais pas depuis quand c'est vous décidez de la date de l'AG ?

Ca fait pas du tout plaisir d'apprendre ça par soi même, personne ne m'as mis au courant, et je vous avais dis que je vous donnerai une date à mon retour de vacance, et je suis rentré hier. Je trouve ça un peu dommage pour une association d'être incapable de faire suivre une information (ça promet ...), mais je m'étendrai plus sur le sujet dans le préparatif de l'AG.

A vendredi donc ...

Bien, en fait, c'est pour toi que nous avions proposé de déplacer la date de l'AG, justement pour que tu puisses être présent, ce qui, effectivement, paraissait primordial pour tout le monde.

L'objectif était simplement de prendre un peu d'avance, histoire de repartir le plus rapidement possible pour cette nouvelle année.

...bon...un petit Fumbles pour détendre l'atmosphère!

Le membre 'Xavathor' a effectué l'action suivante : Un petit fumble ?

#1 'D6 Fumble' : 1

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#2 'D10 Fumble' : 4

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#3 'D20 Fumble' : 3

j'ai penser a un truc qui a rien a voir, mais ca pourrait etre sympa de boire un coup un soir avec les autres assoc du FLC (echec, bourrée), voire de leur proposer un ptit jeu rapide et aux regles faciles (loup garou, elixir & co)

vous en pensez quoi?

Oui, a mon avis, on abordera ce point lors du point "communication/recrutement", mais je vous préviens, je danse pas la bourrée.

et moi je ne danse que quand je suis complètement bourré!

avec les échecs y'a peut-être moyen de créer un pôle jeux et de faire des évènements ensemble.

Avec la bourré, franchement je pense qu'on est d'une autre planète

j'ai retravailler l'ordre du jour :

A/ Le bureau – organisation : qui entre? Qui sort?...les clefs, etc.
- D’abord nommer le secrétaire, pour rédiger le compte-rendu de la réunion + liste des participants
- Le trésorier, faire le point sur les cotisations, récupérer les manquantes + il doit gérer aussi la constitution d'une liste des membres (trombinoscope) et sympathisants (on ne va pas avoir deux fichiers)
- pubs/contacts/recrutement
- contact avec la FLC -> le président
- contact avec l’assurance -> président ou secrétaire ?
- démarches journal officiel -> le président ou secrétaire ?
- contact avec les mairies (Fontainebaleu, Avon), journée des assoc’, Assoc77 -> Stéphane
- Pub sur les sites de jeux fréquentés -> tous le monde. On pourrit les sites !!!
- affiches -> Ted, autre ?
- contact Avec les boutiques -> ?
- faut-il un responsable plan com’ ? Autres idées de pub ? Bien médiatiser les évènements.
- le forum (rapidement, puisque tout le monde semble d'accord pour dire qu'il est très fonctionnel) -> gestion : Nico, Cédric, Fred ?

B/ A quoi on joue- évènements :
- Les sessions programmées, nos activités: qui veut faire quoi? Quand? Lancer une réflexion sur la variété des jeux pratiqués, notamment développer le jeu de rôle -> lister les motivés par le Jdr, y compris des anciens membres, lancer une premier session (one shoot, perso pré-tiré)….. Scénario pour Halloween ?
- mieux impliquer les nouveaux.
- Evènements, participation à des tournois/convention, soirée jeux dans un bar, Blind test, murder’s, etc. (rapidement aussi)
- Impliquer les membres hors bureau en leur donnant des responsabilités, plutôt sur la partie jeux : exemple un qui se charge de relancer le Jdr. Un qui organise des évènements produits Warhammer, bref suivant les goûts.
- projet d’association ????

C/ Formule dé…… Yahooo

sinon je suis assez nul en statut d'association (comment ça fonctionne et tout ça)
si quelqu'un à les statuts de Fumbles je veux bien qu'il me les envoie à tartinville@free.fr

ça serait bien de venir avec aussi Vendredi.

Je les ai envoyés à Fred.

Je sens qu'on va vite enchaîner sur le Formule D.

Cool.

Qui a dit qu'in ne venait que pour ça?

J'espère bien qu'on joue après!!!

Et oui, Fumbles c'est sérieux, on JOUE NOUS!!! Non mais!

2 remarques:

--- budget: combien on a, ou on le met? (pas dans les pokemons!!!! ) si j'ai bien suivi:
- site: est ce qu'on paye toujours?
- assurance pour les locaux
- declaration au JO
- affiche & co?
- jeux: ya t il des reducs? qui choisi quoi?



--- pour les JDR: quelqu'un a t il le livre de base de Legende des 5 Anneaux? j'ai des scenar et je suis pret a masteriser mais j'ai pas la base...

Mais ne vous inquiétez pas je vous expliquerai tout ça, ça sert à ça que je sois présent je pense ? lol