Belli'Games 2013

Pour info, j'ai téléphoné au théâtre pour la convention:

- tarif 150 euros la journée (pas cher!!!)
- obligation par contre de prendre un "contrôleur" (un vigile, quoi). C'est 60 euros les quatre heures.
- Il reste une dâte en octobre, le 19. Autrement, il y a des trucs prévus (spectacles, concerts, etc.)
- Tables et chaises : comme d'hab', à réserver auprès du service Manifestation de la Mairie.
- la responsable doit me rappeller.

Bref...c'est largement jouable pour notre budget. Ma seule inquiétude : la dâte...c'est court après la rentrée, et j'ai peur que ce soit en pleines vacances scolaires.

Il faudra prendre une décision très rapidement. Ca veut dire dans les 15 jours qui suivront...

Il semble bien que le 19 soit le 1er jour des vacances de la Toussaint (même date pour toute la France).
cf. cette page sur www.education.gouv.fr

De 8h à minuit ça nous fait 240 € pour le vigile, si j'ai bien suivi. Ce n'est pas négligeable...

Ca fait cher le vigile en effet...j'ai proposé les horaires dont nous avions causé l'autre fois.

Certe c'est pas négligeable mais ne pas oublie également que l'on peut faire venir des boutiques (potentiellement) donc une rentrée d'argent pour équilibrer un peu.
Les joueurs de plateau ont souvent fait remarquer que l'étalement sur la soirée serait bénéfique pour l'activité, je suis d'avis d'essayer au moins une fois...

Pour 120 euros (en liquide) je vous fais votre service de sécurité.

la soirée peut finir à 22h30 et non 24h (?) avec repas sur place.
et l'ouverture peut-être à 9h et pas 8h, ça suffit

pour le plateau étalé sur le (début) de soirée est effectivment une bonne chose.
La date m'inquiète cependant pour le plateau, car c'est le début des vacances et nous remplissons surtout avec les familles.

pepette a écrit:la soirée peut finir à 22h30 et non 24h (?) avec repas sur place.
et l'ouverture peut-être à 9h et pas 8h, ça suffit

L'ouverture à 8h concerne les démonstrateurs et les boutiques pour l'installation, l'ouverture au public pour 9h.
Pour la fermeture je serait d'avis de tester jusqu'à 0h et en fonction du résultat (animation, nombre de personnes...) de réviser pour les prochaines éditions.
Financièrement l'association peut ce permettre de tester sur une édition afin de pouvoir étudier avec plus de recul pour les éditions suivantes.

pepette a écrit:pour le plateau étalé sur le (début) de soirée est effectivment une bonne chose.
La date m'inquiète cependant pour le plateau, car c'est le début des vacances et nous remplissons surtout avec les familles.

Pour le plateau effectivement la cible principale est les familles, mais je rappel que nous sommes en période de crise, que certains établissements sont ouvert le samedi matin, que toutes les familles ne partent pas en vacances (et pas forcement la première semaine maintenant que la toussain dure deux semaines pleines).
Pour une autre date le problème se posera avec l'activité figurine et les dates des autres conventions (novembre, décembre, février, mars et avril) ce qui ne laisse que peu de possibilités viables.


Personnellement je pense que la date n'est pas un défaut (mais n'est pas un point fort non plus), pour la figurine c'est une période creuse avec peu de conventions donc des démonstrateurs plutôt dispo, surtout que les précédentes éditions étaient début-mi octobre. Le plus important sera de travailler sur la communication (fils sur tric-trac, animé et remis en première page régulièrement) et l'évènement (soirée spéciale zombies, morts rampants et autres joyeusetés dans un coin), zone jeux de rôle avec décors et musiques d'ambiance (j'ai éventuellement un contact pour du matos décors médiéval-fantastique)...

Tout ceci implique une bonne équipe d'organisation et un investissement personnel, et pour cela je pense que certains de nos nouveaux membres sont prêt à mettre de l'huile de coude au projet.

Si nous concrétisons, le plus important sera le coup de publicité!!! C'est le dossier le plus compliqué, celui qui demande le plus de temps et d'investissement.

Pour l'ouverture, Benoît a raison. 8h c'est pour l'installation...l'ouverture sera plutôt à 9h00, voire 10h00.

c'est samedi les mecs...9h30 me semble une bonne heure pour debuter, y'aura que quelques figurinistes acharnés pour venir avant...

peut on negocier les horaires/le prix du vigile? faut il qu'il soit la dès l'installation ou a l'ouverture?
je pense a genre un pack 8h-minuit soit 16h payées 200 euros au lieu de 240 (ouch quand meme) s'il faut qu'il reste tout le temps, ou bien 10-18h (8h=120 euros) si on peut negocier ses heures de presence (on survivra sans lui face aux delinquants bellifontains j'espere..)
chaises toujours gratos officieusement?

je repose juste la question mais on garde l'entrée gratos?
inscription payante a des tournois? (figs? cartes? plateau?)
lots pour ces tournois offerts par des "sponsors"?
sponsors boutique de jeu ou quelqu'un a t il un patron en quete de mecenat?
on essaie de gratter un peu de sioux avec la buvette?
repas commandé a l'avance ou on y va a la louche?

Voici plein de questions pertinentes!!!

Pour l'ouverture à 9h, c'est sûr que ce n'est pas là où nous serons envahis! Mais commencer à 10h00, c'est en fait commencer à 11h00. Le temps que les gens arrivent, prennent un café, s'installenbt, etc, je pense que 9h00 c'est mieux.
Pour l'installation, 8h30 le matin est par contre peut-être suffisant.

Pour la bouffe, il faudra penser à DEUX repas si nous sommes ouverts le soir.

Le vigile, je le verrai bien à partir de 10h...avant, ce sera de la mise en place. Je doute que nous soyons victimes d'une attaque à l'anthrax...

A voir pour des tournois. S'il y en a...il faut les organiser! Ce ne sera pas moi qui m'y collerai car les tournois, je ne suis pas fana, et je n'en ai jamais organisé...enfin si...un tournoi de pijng-pong et des olympiades avec des gamins quand je bossais en animation

Pour la fig, je préfère de belles tables démonstratives que des tournois. Si ces derniers ramènent en général quelques joueurs, ils ne présentent par contre pas spécialement de jolies tables. Quoiqu'un jeu comme Tactique avec des décors 3d, c'est classe.

Oui pour des boutiques! Ca fait venir du monde...à condition de faire de la pub.

Niveau horaire on partirais donc sur 8h installation de la salle par l'équipe d'organisation (finition), 8h30 ouverture pour les démonstrateurs et boutiques, 9h ouverture au public, 10h début de l'affluence, 22h fin de l'affluence, 0h fermeture.
Au total l'ouverture serait de 8h à 0h avec une affluence entre 10h et 22h pour le vigile, soit 12h de présence pour 180€, à négocier avec la mairie.

Pour les repas je proposerais : formule habituelle pour le midi (sandwich, boisson, chips et gâteau) et un buffet froid le soir pour varier. La buvette reste le moyen le plus simple de récupérer des sous pour financer la convention, mais cela nécessite un gros boulot et surtout un roulement des personnes qui la tienne.

Concernant les tournois, peu sont organisables sur une seule journée, la seule chose qui peut être envisagée c'est une campagne basée sur un système rapide (SAGA, Tactique,...) afin de pouvoir faire au moins 3 parties dans la journée. Je suis, comme notre cher président, plus orienté table de démo ou il y a un travail et une recherche pour attirer l'oeil qu'un tournoi où il y a une importante question de place et de temps.

Le théâtre vient de me rappeler, il y a une bonne et une moins bonne nouvelle :

- La bonne c'est que c'est ok pour organiser la convention au théâtre
- La moins bonne c'est que finalement ils nous proposent la date du 26 octobre (le samedi au milieu des vacances)...et pas autre chose car les lieux sont occupés les autres samedis dans le cadre des programmations spectacles du théâtre. Si on ne prend pas le 26...il faudra repousser au moins à fin janvier à cause des vacances de Noël et des spectacles éponymes. En même temps, le 26 nous laisse une semaine de plus pour l'organisation.

Ils me demandent d'adresser un courrier à Mme Maggiori, élue à la culture pour établir une réservation officielle.
Il faut donc vite confirmer notre engagement ou non. Pour bien faire, il me semble nécessaire de prendre une décision avant la fin de la semaine prochaine. En attendant, ils nous bloquent la date.


Voilà voilà!

Pour moi c'est ok, je pense que cela est parfaitement réalisable le 26 octobre 2013.

Vous êtes sûr en plein milieu des vacances?
Du coup ne vaudrait-il pas mieux retourner place du marché?

on peut peut etre négocier, ils nous changent la date mais ils offrent le vigile ou on se debrouille sans...?

Après discussion avec Pepette, Xavier pourrais-tu demander à la Mairie les disponibilités de la salle des élections pour le mois d'octobre ?
La convention en plein milieu des vacances risque d'avoir un impact sur la fréquentation côté plateau, repousser la convention à une date ultérieure risque d'entraîner une concurrence avec les autres évènements côté figurine...

J'ai appelé deux fois mais je n'ai eu personne...si queq'un veut tenter l'appel. Il faut demander le service du protocole à la mairie de Fontainebleau.

Autrement le théâtre m'a relancé par téléphone...en gros il faut se bouger pour prendre une décision.

J'ai appelé la mairie mais le service protocole sonne dans le vide... je pense finir par aller directement là bas...

Bon, le service protocole de la mairie de Fontainebleau est injoignable et sonne dans le vide donc pour des infos pour la location de la salle des élections je pense que c'est mort.
Concernant la salle du théatre le 26 octobre nous sommes plusieurs à penser que c'est jouable et qu'il serait bête de ne pas tenter l'expérience au moins une fois.
Une décision d'ici vendredi prochaine semble obligatoire...

Échanges fructueux hier soir au sujet de la prochaine (?) convention ... à défaut d'en faire le compte-rendu, je résume mes avis et propositions à toutes fins utiles :

> la salle :
la convention 2012 ayant été reportée pour pouvoir "faire mieux" au théâtre en 2013, il apparaitrait surprenant de réinvestir la salle des élections : je suis donc pour une convention au théâtre en 2013

> la date :
la date évoquée (26 octobre ?) est au début des vacances d'automne : je ne pense pas que ce soit un problème particulier pour les deux types de publics attendu :
- les figurinistes, de "tournois" ou de "démo", sont par nature motivés ;
- tous les joueurs de plateau, plus "familiaux", ne partent pas en vacances en automne surtout après la rentrée scolaire, le solde des impôts, etc ...
- pour tous il s'agira, en plus, du week-end de changement d'heure !
Si des jalons ont déjà été posé pour le 26 octobre, je suis donc pour qu'ils soient confirmés.

> la durée :
sujet plus délicat :
- d'une part les pratiques et les usages des figurinistes et des joueurs de plateau sont différents ... donc complémentaires ;
- d'autre part la location du théâtre implique qu'on le remplisse, voire que l'on y accueille plusieurs revendeurs ... qui seront d'ailleurs un facteur d'attraction (dans les deux sens admis !)
- pour ne parler que des figurinistes, pour l'instant, le nombre de participants est proportionnel aux démos, aux tournois et aux revendeurs ... pour les deux derniers items nous attirerons (très) peu de monde sur une seule journée
- pour les joueurs de plateau, je crois me souvenir d'échanges l'an passé sur une pratique événementielle "nocturne" de ces jeux ... par exemple la nuit du changement d'heure entre les deux journées ?
Tant qu'à faire grand (ie : le théâtre), faisons (très) long (ie : 2 jours ... et 1 nuit).

> le budget :
la location et le défraiement du vigile me paraissent à la portée du budget et de la trésorerie de l'association, voire de quelques aides de "sponsors" locaux ...

> le buffet :
deuxième sujet délicat !
- à défaut d'être une "grosse machine" on peut certainement proposer un standing (très) relevé ... il n'est pas interdit de jouer avec les atouts de notre main !
- manifestement il faut au minimum une dizaine de personnes se relayant par groupes de 2 ou 3 (4?) et par plages de 2 ou 3 heures : je propose qu'un tableau soit ouvert dès maintenant pour que les membres de Fumbles s'y inscrivent.

> le "plus" :
pourquoi ne pas proposer au château un "ticket commun" CSP/visite ?

> en résumé :
CSP 2013 les 26 et 27 octobre au théâtre avec :
- une "nuit du jeu" (de plateau)
- des tables de démonstration (de figurines)
- des tournois de figurines (NPow, AdG, SAGA, ...)
- un buffet de (haut) standing et une réduction pour la visite du château !

Messieurs du bureau ... au boulot !

Je reprends...

- Nous avons la possibilité au théâtre le 26 (pas le 27!!!) toute la journée plus une partie de la soirée (et pas toute la nuit!!!)
- Je suis d'accord avec Hervé : quel intérêt de retourner à la salle des élections?
- Je ne comprends toujours pas pourquoi la date pose problème...c'est le premier week end des vacances et je doute que toute la population des joueurs parte en vacance pile-poil ce week-end là.
- Je ne veux pas faire un montage budgétaire de ouf...la recherche de sponsors et autres méthodes de marketing, non merci pour moi!...ou alors quelqu'un d'autre...
- Pour l'instant nous ne sommes pas bien nombreux à nous agiter sur ce fil.

- il aurait fallu que j'envoie un courrier il y a déjà 15 jours.

Les options sont les suivantes, elles ne sont pas pléthoriques:
- le 26 au théâtre
- on annule ou repousse si ça ne va pas
- pas de news pour l'instant de dispos sur la salle des élections. J'ai appelé deux fois et Benoît aussi

Xavathor a écrit:...
- Je ne comprends toujours pas pourquoi la date pose problème...c'est le premier week end des vacances et je doute que toute la population des joueurs parte en vacance pile-poil ce week-end là.

Précision : les vacances de la Toussaint (toutes académies confondues) commencent le samedi 19 octobre et se termine le dimanche 3 novembre. Le 26 est donc bien au milieu des vacances.

Après, c'est comme vous voudrez

Je peux re-re-rappeler le théâtre la semaine prochaine. C'est juste un coup de fil.

Pour les tournois et autres programmations sur deux jours pleins, à voir aussi. Après tout si vous êtes motivés, pourquoi pas!

Si je me rappelle bien nos récentes discussions nocturnes à Fumbles nous étions partis pour un évènement sur deux jours. N'il y a t-il aucun moyen d'avoir le théâtre pour un samedi ET dimanche ?